会社から送る電報の勘定科目は何？送り先で変わる経費精算

2022/06/30　更新日:2022/10/14

ビジネスの場面では「会社から電報を送る」というシーンも多々あります。
電報を送る際には当然費用がかかりますが、ビジネスで発生する費用「経費」として処理されます。つまり、簿記における「勘定科目」が存在するということです。
そこで今回は、会社から電報を送る際の勘定科目について解説します。

■会社から電報を送るのはどんなとき？

■会社から送る電報の2種類の勘定科目

送り先が「社外の関係者」である場合
送り先が「自社の従業員」である場合

■会社からの電報の注意点

会社からの電報の注意点①「勘定科目は変えられない」
会社からの電報の注意点②「あくまでもビジネス関係でなければ経費計上できない」

■まとめ：電報費用は「交際費」または「福利厚生費」、適切に処理してトラブルを避けよう

会社から電報を送るのはどんなとき？

個人間で「電報を送る」ことはそこまで日常的なことではありませんが、ビジネスのシーンにおいて、会社から電報を送ることは決して珍しいことではありません。

たとえば「取引先の社員が栄転したお祝い」「自社の従業員の身内が亡くなった際の弔電」のように、会社の関係者に電報を送るということは十分に考えられます。

会社から送る電報の2種類の勘定科目

会社から電報を送る場合、大きく分けて2種類の勘定科目で処理する可能性があります。

送り先が「社外の関係者」である場合

会社から電報を送る相手が「社外の関係者」である場合、電報にかかった経費の勘定科目として適切なのは「交際費」になります。交際費とは、外部との付き合いや交渉などの際に支払われる費用のことであり、法人の場合は損金になる上限枠が設けられています。

なお、電報という特性上「通信費」で計上するのではないかという方もおられるかもしれませんが、電報を送るという行為の内容を鑑みると単なる通信費ではなく、社外の関係者との関係を考慮して交際費で計上するのが正しくなります。

送り先が「自社の従業員」である場合

会社からの電報の送り先が「自社の従業員」である場合には、電報にかかった費用は「福利厚生費」として計上します。
福利厚生費とは、自社の従業員に対する福利厚生にかかった費用のことであり、慶弔見舞金や香典についても福利厚生費として計上できます。
なお、電報費用を福利厚生費として経費計上するためには「社会通念上として妥当な金額であること」と「従業員全員が対象であること」が定められています。例えば弔電代の場合であれば1万円前後までなら従業員への弔電代として常識的な金額といえるでしょう。

会社からの電報の注意点

会社から電報を送るにあたっては、以下の2つのポイントに注意する必要があります。

会社からの電報の注意点①「勘定科目は変えられない」

この記事をご覧になっている経費処理の関係者の中には「自社は電報の費用を通信費として計上している･･･。次からは交際費や福利厚生費に変えないと」と思われている方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、そういった事情がある場合でも電報にかかった費用を今まで計上していた勘定科目から変えることは認められていません。
会社法における企業会計の一般原則として「継続性の原則」というものがあり、これは会社が一度すでに採用している会計処理の方法は継続して適用すべきというルールです。

つまり、すでに会社から送った電報の費用について過去に通信費など別の勘定科目で処理している実績がある場合は、以降も同じ勘定科目で処理し続けなければならないのです。
これは、経費の中身を把握しづらくするのを避けるためであり、無用なトラブルを避けるためでもあります。

会社からの電報の注意点②「あくまでもビジネス関係でなければ経費計上できない」

勘定科目について考えるということは「電報の費用を経費として計上する」ということです。電報の費用を経費計上するためには「事業でつながりのある社員や取引先などに対して送ること」と「会社として電報を送ること」という2つの条件を満たす必要があります。
すべての費用に関して言えることですが、会社の経費として計上するためには「私的な費用ではない」という大原則があります。

たとえば、自社の社員のご家族が亡くなった際や、取引先の方が昇進・栄転などした際に、会社名または社長名で祝電・弔電を手配する場合は、電報の費用を（社会通念上として適切な範囲内であれば）経費計上することが可能です。
一方で「会社の事業とは全く関係しない、私的な関係の相手に電報を送る」のであれば、その電報費用は会社の経費として計上することはできません。
電報代を経費に形状する際には、その金額や送り先、注文日といった明細がわかる書類を保管しておく必要があります。
たとえば、電報を注文した際の注文完了のメールや利用履歴、電報代の請求書などが証憑書類として利用可能です。

まとめ：電報費用は「交際費」または「福利厚生費」、適切に処理してトラブルを避けよう

経費関係のトラブルは決して珍しいことではなく、ちょっとしたミスで大きな手間がかかってしまうケースも少なくありません。
電報代を経費計上するにあたっては「社外の相手には交際費」「自社の従業員には福利厚生費」という原則を念頭に、適切に経費処理して無用なトラブルを回避しましょう。

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この記事の筆者

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