会社から送る電報の勘定科目は何？送り先で変わる経費精算

2022/06/30　更新日:2024/02/07

ビジネスの場面では弔電をはじめ「会社から電報を送る」というシーンが多々あります。
電報を送る際には当然費用がかかりますが、その費用はビジネスで発生する費用「経費」として処理されます。つまり、簿記における「勘定科目」が存在するということです。

しかし、電報の勘定科目について、「何が正しいのか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、会社から弔電や祝電などの電報を送る際の勘定科目について解説します。

■会社から電報を送るのはどんなとき？

■電報の勘定科目は「交際費」「福利厚生費」の2種類

送り先が「社外の関係者」なら「交際費」
送り先が「自社の従業員」なら「福利厚生費」

■電報の勘定科目を考える際の注意点

勘定科目は変えられない
あくまでもビジネス関係でなければ経費計上できない

■まとめ：弔電の勘定科目は適切に処理してトラブルを避けよう

会社から電報を送るのはどんなとき？

個人間で「電報を送る」ことはそこまで日常的なことではありませんが、ビジネスのシーンにおいて、会社から電報を送ることは決して珍しいことではありません。

たとえば「取引先の社員が栄転した際の祝電」「自社の従業員の身内が亡くなった際の弔電」のように、会社の関係者に電報を送るということは十分に考えられます。

では、会社から弔電や祝電を送る場合、勘定科目はどのようになるのでしょうか。

祝電や弔電を会社から送る際に押さえておきたいポイントについては下記のコラムで詳しくご紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。

電報を会社から送る場合に気をつけたいポイント

電報の勘定科目は「交際費」「福利厚生費」の2種類

会社から電報を送る場合、大きく分けて2種類の勘定科目で処理する可能性があります。

送り先が「社外の関係者」なら「交際費」

会社から電報を送る相手が「社外の関係者」である場合、電報にかかった経費の勘定科目として適切なのは「交際費」になります。交際費とは、外部との付き合いや交渉などの際に支払われる費用のことであり、法人の場合は損金になる上限枠が設けられています。

なお、電報という特性上「通信費」で計上するのではないかという方もおられるかもしれませんが、電報を送るという行為の内容を鑑みると単なる通信費ではなく、社外の関係者との関係を考慮して交際費で計上するのが正しい方法です。

送り先が「自社の従業員」なら「福利厚生費」

会社からの電報の送り先が「自社の従業員」である場合には、電報にかかった費用は「福利厚生費」として計上します。
福利厚生費とは、自社の従業員に対する福利厚生にかかった費用のことであり、慶弔見舞金や香典についても福利厚生費として計上できます。

なお、電報費用を福利厚生費として経費計上するためには「社会通念上として妥当な金額であること」と「従業員全員が対象であること」が定められています。例えば弔電代の場合であれば1万円前後までなら従業員への弔電代として常識的な金額といえるでしょう。

電報にかかる費用については下記のコラムで詳しく解説していますので、ぜひ合わせてご覧ください。

電報の料金はいくら？料金の仕組みとシー・モアのサービスをご紹介

電報の勘定科目を考える際の注意点

会社から電報を送るにあたっては、以下の2つのポイントに注意する必要があります。

勘定科目は変えられない

この記事をご覧になっている経費処理の関係者の中には「自社は電報の費用を通信費として計上している･･･。次からは交際費や福利厚生費に変えないと」と思われている方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、そういった事情がある場合でも電報にかかった費用を今まで計上していた勘定科目から変えることは認められていません。
会社法における企業会計の一般原則として「継続性の原則」というものがあり、これは会社が一度すでに採用している会計処理の方法は継続して適用すべきというルールです。

つまり、すでに会社から送った電報の費用について過去に通信費など別の勘定科目で処理している実績がある場合は、以降も同じ勘定科目で処理し続けなければならないのです。
これは、経費の中身を把握しづらくするのを避けるためであり、無用なトラブルを避けるためでもあります。

あくまでもビジネス関係でなければ経費計上できない

勘定科目について考えるということは「電報の費用を経費として計上する」ということです。

電報の費用を経費計上するためには「事業でつながりのある社員や取引先などに対して送ること」と「会社として電報を送ること」という2つの条件を満たす必要があります。
すべての費用に関して言えることですが、会社の経費として計上するためには「私的な費用ではない」という大原則があります。

たとえば、自社の社員のご家族が亡くなった際や、取引先の方が昇進・栄転などした際に、会社名または社長名で祝電・弔電を手配する場合は、電報の費用を（社会通念上として適切な範囲内であれば）経費計上することが可能です。
一方で「会社の事業とは全く関係しない、私的な関係の相手に電報を送る」のであれば、その電報費用は会社の経費として計上することはできません。

電報代を経費に計上する際には、その金額や送り先、注文日といった明細がわかる書類を保管しておく必要があります。
たとえば、弔電を注文した際の注文完了のメールや利用履歴、電報代の請求書などが証憑書類として利用可能です。

まとめ：弔電の勘定科目は適切に処理してトラブルを避けよう

今回は、会社から弔電や祝電を送る場合の勘定科目について解説しました。

経費関係のトラブルは決して珍しいことではなく、ちょっとしたミスで大きな手間がかかってしまうケースも少なくありません。
弔電や祝電などの電報代を経費計上するにあたっては「社外の相手には交際費」「自社の従業員には福利厚生費」という原則を念頭に、適切に経費処理して無用なトラブルを回避しましょう。

電報屋のエクスメールは、法人様の電報コストと手間の削減に貢献しています。法人様が運用しやすいように、月締め請求書の後払いも可能です。
電報を活用される法人様は是非、エクスメールの導入をご検討ください。

エクスメールの法人利用について、おすすめポイントや料金等を下記のページで詳しくご案内しています。法人でのご利用をお考えの方はぜひご覧ください。

3万社様がコスト削減に成功！「電報屋のエクスメール」法人でご利用の方へ

この記事の筆者

電報屋のエクスメールは、結婚式の祝電、お悔やみの弔電、ご挨拶などの電報を、世界中どこからでも、日本と世界の120カ国にお届けします。